Wilt u een dochteronderneming of een filiaal in Valencia openen, dan komen uw Nederlandse bedrijfsdocumenten terecht bij een Spaanse notaris, het Registro Mercantil (het Spaanse handelsregister) en de Spaanse belastingdienst.
Die stukken moeten doorgaans een apostille hebben en in het Spaans zijn vertaald, in de praktijk meestal met een beëdigde vertaling. Hieronder leest u welke documenten het zijn, in welke volgorde u ze regelt en waar de regels anders zijn dan vaak wordt gedacht.
Dit artikel beschrijft de regels per november 2026. Het is geen juridisch advies: laat de definitieve lijst altijd bevestigen door uw notaris of gestor in Valencia, want zij bepalen wat zij in uw dossier accepteren.
Dochter of filiaal: welke documenten vraagt elke route?
Voor een buitenlandse eigenaar zijn er twee gangbare routes. U richt een Spaanse vennootschap op, meestal een Sociedad Limitada (S.L.), of u opent een sucursal, een filiaal van uw Nederlandse bv. Een filiaal is geen aparte vennootschap, maar een vestiging van uw bv zelf. De stukken die u uit Nederland aanlevert, verschillen per route.
Wordt uw Nederlandse bv aandeelhouder van een S.L., dan heeft de bv een Spaans fiscaal nummer (NIF) nodig. De Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria) vraagt daarvoor een document dat bewijst dat de bv bestaat en een document waaruit blijkt dat de ondertekenaar de bv vertegenwoordigt.
Als bewijs van bestaan noemt de Agencia Tributaria de oprichtingsakte, de in een officieel register ingeschreven statuten of een verklaring van een notaris of belastingautoriteit. Bij een filiaal schrijft u de vestiging in bij het Registro Mercantil van de plaats van het filiaal.
Daarvoor legt u gelegaliseerde stukken over die het bestaan van de vennootschap, de geldende statuten en de bestuurders aantonen, samen met het document waarmee het filiaal wordt opgericht.
Welke Nederlandse documenten heeft u nodig?
De onderstaande stukken komen in de meeste dossiers terug. De kolommen met apostille en vertaling volgen de eisen van de Agencia Tributaria voor buitenlandse documenten en de regels van het Registro Mercantil.
| Document | Waarvoor in Spanje | Apostille | Vertaling |
|---|---|---|---|
| Uittreksel handelsregister (KVK) | Bewijs dat uw bv bestaat, wie haar vertegenwoordigt en met welke bevoegdheden | Ja, op een papieren, gewaarmerkt uittreksel | Naar het Spaans |
| Statuten en akte van oprichting | Bij een filiaal verplicht (de geldende statuten); bij een S.L. een van de mogelijke bewijzen dat uw bv bestaat | Ja, op een afschrift met de handtekening van een notaris of de KVK | Naar het Spaans |
| Volmacht | Nodig als iemand anders dan een bevoegde bestuurder namens de bv tekent | Ja, mits er een handtekening van een notaris op staat | Naar het Spaans |
| Overige stukken, zoals een bestuursbesluit of bankverklaring | Hangt af van notaris, bank en gestor | Vraag het vooraf na | Vraag het vooraf na |
Ook een stuk dat al in het Engels is, zoals het Engelstalige KVK-uittreksel, moet voor de Agencia Tributaria in het Spaans zijn vertaald. De registrar en de notaris mogen in sommige gevallen zelf met een vreemde taal werken, maar daar kunt u niet van uitgaan.
De apostille blijft hoe dan ook nodig: die bevestigt de echtheid van de handtekening en het stempel, niet de inhoud of de taal.
Apostille: zo regelt u dat in Nederland
Spanje en Nederland zijn allebei aangesloten bij het Apostilleverdrag. Een apostille op een Nederlands document vraagt u aan bij een rechtbank. U kiest zelf welke rechtbank; waar het document is afgegeven, maakt niet uit. Niet elke rechtbanklocatie geeft apostilles af, dus kijk vooraf op de site van de rechtbank. De kosten zijn 27 euro per apostille (Rechtspraak, 2026).
De rechtbank zet de apostille alleen op een papieren origineel met de handtekening van bijvoorbeeld een notaris of een medewerker van de Kamer van Koophandel. Bestel daarom bij de KVK een papieren, gewaarmerkt uittreksel, eventueel in het Engels.
Een digitaal gewaarmerkt uittreksel blijft alleen rechtsgeldig zolang u het digitaal doorstuurt en is daarom niet geschikt voor een apostille.
Let op twee veelgehoorde misverstanden. Ten eerste: de EU-verordening 2016/1191 schaft de apostille af voor onder meer geboorte- en huwelijksakten, maar niet voor bedrijfsdocumenten zoals een KVK-uittreksel, statuten of een volmacht.
Ten tweede: hoe oud een uittreksel of apostille mag zijn, bepaalt de organisatie die het stuk ontvangt. De KVK noemt geen vaste termijn, maar meldt dat de meeste organisaties een uittreksel vragen dat niet ouder is dan een maand. Vraag het dus vooraf aan de notaris in Valencia, zodat u niet opnieuw hoeft te bestellen.
Er komt wel verandering aan. De EU-richtlijn 2025/25 over digitaal vennootschapsrecht schrapt de legalisatie en apostille voor onder meer gewaarmerkte uittreksels uit het handelsregister en beperkt de eis van een beëdigde vertaling.
Zij is nog niet van toepassing: de lidstaten moeten haar uiterlijk 31 juli 2027 omzetten en de regels toepassen vanaf 31 juli 2028. Ook daarna geldt de vrijstelling alleen voor de stukken en procedures die de richtlijn noemt.
podrá, bajo su responsabilidad, prescindir del documento oficial de traducción
Reglamento Hipotecario, art. 37, de registrar mag de officiële vertaling achterwege laten als hij de taal kentBron: BOE, Reglamento Hipotecario
Beëdigde vertaling: wat de regels zeggen en wat in de praktijk geldt
Veel bronnen schrijven dat Spaanse instanties een beëdigde vertaling wettelijk eisen. Zo letterlijk staat het niet in de regels voor het Registro Mercantil. Het Reglamento del Registro Mercantil verwijst voor buitenlandse documenten naar de hypotheekwetgeving.
Het Reglamento Hipotecario bepaalt dat zulke documenten voor het register kunnen worden vertaald door de vertaaldienst van het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (de Oficina de Interpretación de Lenguas), door bevoegde ambtenaren of door een notaris. De registrar mag de officiële vertaling zelfs achterwege laten als hij de taal kent.
Toch is een beëdigde vertaling de veilige keuze, om twee redenen. Een vertaling door een Spaanse beëdigde vertaler (traductor jurado) heeft volgens de wet officiële status.
En de Agencia Tributaria eist voor een NIF dat buitenlandse documenten in het Spaans zijn vertaald, en vraagt zo nodig een officiële vertaling door een traductor jurado of via een diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging.
Wat een beëdigde vertaling bevat
Een Spaanse beëdigde vertaler krijgt de titel van het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, maar is geen ambtenaar. Op de vertaling bevestigt de vertaler met handtekening en stempel dat die getrouw en nauwkeurig is.
Bij de vertaling hoort een kopie van het origineel, gestempeld en gedateerd op elke pagina. Sinds maart 2025 mag de vertaler ook digitaal ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat. Een papieren vertaling met handtekening en stempel blijft even geldig.
Er is geen regel gevonden die zegt hoe lang een beëdigde vertaling geldig blijft. Ook hier bepaalt de ontvanger wat hij accepteert. Een machinevertaling heeft in elk geval geen officiële status.
Die status geeft de wet aan vertalingen die de Oficina de Interpretación de Lenguas certificeert, aan vertalingen van een beëdigde vertaler en, in bepaalde gevallen, aan vertalingen van een ambassade of consulaat.
S.L. of filiaal in Spanje: wat u nog meer moet weten
Twee punten wegen vaak zwaarder dan de documenten zelf. Het minimumkapitaal van een S.L. is sinds de wet Crea y Crece (2022) 1 euro. Zolang het kapitaal onder 3.000 euro blijft, gelden aanvullende regels: ten minste 20 procent van de winst gaat naar de wettelijke reserve, en schiet het vermogen bij vereffening tekort, dan zijn de aandeelhouders hoofdelijk aansprakelijk voor het verschil tussen 3.000 euro en het geplaatste kapitaal. Een naamloze vennootschap (S.A.) vraagt minimaal 60.000 euro.
Daarnaast zijn de stukken die tijdens de oprichting in Spanje ontstaan niet in het Nederlands opgesteld. Een notariële akte wordt verleden in een officiële taal van de plaats waar wordt getekend, in Valencia dus in het Spaans of het Valenciaans, en de inschrijvingen in het Registro Mercantil gebeuren in het Castiliaans.
Wil uw accountant, uw bank of de Nederlandse moedervennootschap die stukken in het Nederlands of Engels lezen, dan is een vertaling uit het Spaans nodig, gewoon of beëdigd, afhankelijk van wie het stuk ontvangt.
| Spaans stuk | Wat het is | Van wie |
|---|---|---|
| Certificación negativa de denominación | Bewijs dat de bedrijfsnaam nog vrij is, op naam van een oprichter. Drie maanden geldig; de naam blijft zes maanden gereserveerd | Registro Mercantil Central |
| Escritura de constitución | De notariële oprichtingsakte, verplicht voor een S.L. | Spaanse notaris |
| Inschrijving in het Registro Mercantil | Pas hierna heeft de S.L. rechtspersoonlijkheid | Registro Mercantil van de statutaire zetel |
| Formulier D-1A | Melding van de buitenlandse investering, binnen één maand. U vult het formulier in; als een Spaanse notaris de akte verleed, dient de notaris het in | Notaris of investeerder, bij het Registro de Inversiones |
- Minimumkapitaal 1 euro (S.A.: 60.000 euro)
- Oprichting bij notariële akte en inschrijving in het Registro Mercantil
- Aandeelhouders zijn in beginsel niet persoonlijk aansprakelijk; bij een kapitaal onder 3.000 euro geldt een uitzondering bij vereffening
- Inschrijving in het Registro Mercantil van de plaats van het filiaal
- Gelegaliseerde stukken over bestaan, geldende statuten en bestuurders, plus het besluit tot oprichting van het filiaal
- Geen aparte vennootschap: het filiaal is een vestiging van uw bv zelf
Praktisch in Valencia
Het Registro Mercantil de Valencia zit aan de Gran Vía Marqués del Turia 57, 46005 València. De Cámara de Comercio de Valencia biedt ondernemers hulp bij het oprichten van een bedrijf, en de Generalitat Valenciana heeft voor buitenlandse investeerders de dienst INVEST-CV (onderdeel van IVACE).
Uw notaris mag u in beginsel zelf kiezen. Een notaris werkt wel alleen binnen zijn eigen notariële district, dus u tekent de akte in het district van de notaris die u kiest.
Spreekt de ondertekenaar geen Spaans, dan kan de notaris de akte mondeling vertalen als hij de taal beheerst; anders is een tolk nodig die de ondertekenaar zelf aanwijst.
Regel vooraf ook de Spaanse fiscale nummers. Niet-ingezeten aandeelhouders en de personen die de akte tekenen of vertegenwoordigd worden, hebben vóór de ondertekening een Spaans belastingnummer nodig: een NIE voor personen (via een Spaans consulaat in het buitenland aan te vragen) en een NIF voor een buitenlandse moedermaatschappij, aan te vragen met modelo 036. De vertegenwoordigers van die moedermaatschappij hebben dan zelf ook een Spaans nummer nodig. In de praktijk geldt dit ook voor de bestuurders van de nieuwe S.L.
Verder moet de Spaanse notaris de uiteindelijk belanghebbenden (titulares reales) van uw bedrijf vaststellen: wie meer dan 25 procent van het kapitaal of de stemrechten bezit. Dat gebeurt meestal met een ondertekende verklaring, ondersteund door bedrijfsdocumenten.
Veel notarissen vragen daarnaast een KVK-uittreksel, soms ook een uittreksel uit het UBO-register, met apostille en beëdigde vertaling. Dat laatste is gangbare praktijk en geen vaste regel, dus vraag de exacte lijst vooraf aan uw notaris.
Fouten die tijd kosten
- Een digitaal KVK-uittreksel bestellen, terwijl de rechtbank een papieren origineel nodig heeft voor de apostille.
- Aannemen dat een apostille binnen de EU niet meer nodig is. Voor bedrijfsdocumenten is die in 2026 gewoon nodig, en de vrijstelling uit richtlijn 2025/25 geldt pas vanaf 31 juli 2028 en alleen voor bepaalde stukken.
- Het stuk laten vertalen voordat de apostille erop staat. De apostille staat dan niet in de vertaling. Laat eerst de apostille zetten en vraag uw notaris of de apostille, met zijn standaardtekst, ook vertaald moet worden. Zo hoeft u niet twee keer te laten vertalen.
- Niet bij de notaris of de gestor navragen hoe oud het uittreksel en de apostille mogen zijn.
- Een Nederlandse beëdigde vertaler inschakelen zonder na te vragen of de notaris of de belastingdienst die vertaling accepteert. Wij adviseren daarom een Spaanse beëdigde vertaler. Het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken wijst erop dat sommige Spaanse instanties vertalingen uit het buitenland mogelijk niet accepteren.
Spanje en Valencia in cijfers
De Nederlandse goederenexport naar Spanje groeide in 2025, en de Comunitat Valenciana trekt een deel van de buitenlandse investeringen in Spanje aan. De cijfers hieronder komen van het CBS en van het Spaanse ministerie van Economie.
Hulp bij vertalen naar het Spaans
BeTranslated is zelf geen beëdigde vertaler. Voor beëdigde vertalingen naar het Spaans werken wij met Spaanse beëdigde vertalers (traductores jurados). Wij reageren binnen 8 werkuren op uw aanvraag. Op basis van de informatie die u ons geeft, laten wij u weten welke documenten u nodig heeft.
Tegen betaling bezorgen wij de vertalingen ook rechtstreeks bij uw Spaanse notaris of gestor. Heeft u daarnaast juridische hulp nodig bij de oprichting, dan brengen wij u in contact met een betrouwbare advocaat in Valencia, en wij helpen u ook met andere zaken rond uw vestiging in Spanje.
Voor de praktische kant van uw vestiging in Valencia, of u nu een filiaal opent of een eigen vennootschap opricht, kunt u ook terecht bij ValenciaMove. Vraag een offerte aan en vermeld welke documenten u heeft en voor welke Spaanse instantie ze bestemd zijn. Meer over onze beëdigde vertaaldiensten en over vertalen naar het Spaans.
Verhuist u zelf naar Valencia om het bedrijf te leiden? Lees dan ook de culturele verschillen tussen Nederland en Spanje.
Veelgestelde vragen over documenten voor een bedrijf in Spanje
Heb ik altijd een beëdigde vertaling nodig?
Niet volgens de letter van de regels voor het Registro Mercantil: ook de vertaaldienst van het ministerie, bevoegde ambtenaren of een notaris mogen vertalen, en de registrar mag een officiële vertaling achterwege laten als hij de taal kent. De Agencia Tributaria eist voor een NIF wel een Spaanse vertaling en vraagt zo nodig een officiële vertaling. In de praktijk is een beëdigde vertaling daarom de veiligste keuze. Vraag het vooraf aan uw notaris.
Kan een Nederlandse beëdigde vertaler de vertaling maken?
Wij adviseren een Spaanse beëdigde vertaler. Er is geen Spaanse regel gevonden die een vertaling door een Nederlandse beëdigde vertaler voor bedrijfsdocumenten altijd accepteert. Een vertaling door een Spaanse traductor jurado heeft volgens de Spaanse wet officiële status. Het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken wijst erop dat sommige Spaanse instanties vertalingen uit het buitenland mogelijk niet accepteren. Kiest u toch een Nederlandse beëdigde vertaler, laat dan eerst de notaris bevestigen dat die vertaling volstaat en of er ook een apostille op de vertaling moet.
Wat kost een apostille?
De rechtbank vraagt 27 euro per apostille (Rechtspraak, 2026). U kiest zelf welke rechtbank u gebruikt, maar niet elke rechtbanklocatie geeft apostilles af.
Hoe lang is een beëdigde vertaling geldig?
Daarvoor is geen vaste regel gevonden. De ontvanger, zoals de notaris of het register, bepaalt welke ouderdom hij accepteert.
Gelden de regels voor de apostille in 2027 nog?
Naar verwachting wel. De lidstaten moeten richtlijn 2025/25 uiterlijk 31 juli 2027 omzetten en de nieuwe regels toepassen vanaf 31 juli 2028. Ook dan vervalt de apostille alleen voor de stukken en procedures die de richtlijn noemt, zoals gewaarmerkte uittreksels uit het handelsregister. Vraag op dat moment opnieuw na wat uw notaris verlangt.
Bronnen
- Reglamento del Registro Mercantil (BOE)
- Reglamento Hipotecario (BOE)
- Reglamento Notarial (BOE)
- Ley 2/2014, disposición adicional 16ª (BOE)
- Real Decreto 724/2020, beëdigde vertalers (BOE)
- Orden AUC/213/2025, elektronische ondertekening (BOE)
- Ley de Sociedades de Capital (BOE)
- Orden ECM/57/2024, buitenlandse investeringen (BOE)
- Agencia Tributaria: documenten voor een NIF
- Ley 10/2010, preventie van witwassen, artikelen 3 en 4 (BOE)
- Real Decreto 304/2014, artikelen 6 en 9 (BOE)
- Real Decreto 1065/2007, belastingnummers, artikelen 20 en 27 (BOE)
- ICEX-Invest in Spain: een S.L. oprichten (2020)
- Spaans ministerie van Buitenlandse Zaken: legalisatie, apostille en vertalingen
- Rechtspraak: apostille en legalisatie
- KVK: uittreksel handelsregister
- Verordening (EU) 2016/1191 (BOE)
- Richtlijn (EU) 2025/25 (BOE)
- HCCH: Apostilleverdrag, lijst van landen
- Registradores: Registro Mercantil de Valencia
- Cámara de Comercio de Valencia: ondernemen
- Generalitat Valenciana: INVEST-CV
- CBS: Nederland Handelsland 2026
- Spaans ministerie van Economie: buitenlandse investeringen 2025